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Sistema Inteligente

La convivencia
no se improvisa.
Se gestiona.

Automatizamos y profesionalizamos la gestión de convivencia en propiedad horizontal para reducir el desgaste operativo, mejorar la cultura y proteger la valorización de las copropiedades.

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● El Problema Actual

La gestión manual
cuesta más de lo que parece.

Los conjuntos residenciales pierden tiempo, credibilidad y valor cada vez que un proceso de convivencia queda sin gestionar, mal documentado o archivado en un cajón.

Procesos manuales y lentos
El administrador dedica horas a redactar comunicaciones, buscar antecedentes y hacer seguimiento de cada caso, restando tiempo a tareas estratégicas del conjunto.
🧠
Olvidos y falta de seguimiento
Sin recordatorios ni flujos automatizados, los casos quedan abiertos indefinidamente. Los residentes aprenden que el proceso no siempre se completa.
📋
Sin trazabilidad ni evidencias
¿Quién aprobó la decisión? ¿Cuándo se notificó? Sin un registro digital, cada conflicto se convierte en un "yo dije / tú dijiste" sin respaldo.
📬
Comunicaciones tardías o informales
Los residentes se enteran semanas después o de manera informal, generando conflictos y cuestionando la legitimidad del proceso administrativo.
⚖️
Incumplimiento normativo repetitivo
Las normas existen, pero sin gestión consistente se convierten en letra muerta. La cultura del conjunto se deteriora con el tiempo.
🏘️
Valorización en riesgo
El desorden, los conflictos no resueltos y la percepción de abandono administrativo impactan directamente el valor y el atractivo del inmueble.

"Las normas existen. El reto está en gestionarlas de forma consistente y eficiente."

● La Solución

Una plataforma.
Dos módulos.
Un solo objetivo.

viveph integra módulos especializados que automatizan los procesos más críticos de la gestión residencial. Hoy tiene dos módulos activos: Zentinel para la gestión sancionatoria y Notificaciones para las comunicaciones certificadas digitales.

Cada módulo funciona de forma independiente y se complementa con los demás. La plataforma crece con su conjunto.

Solicitar demo Ver módulos
● Módulo 01 · Zentinel · Gestión Sancionatoria

De la infracción al cierre:
automatizado.

Sin intervención manual entre pasos. El sistema guía a cada persona involucrada y actúa por sí solo donde puede.

1
PersonaRegistro del incidente

El administrador o portero reporta el incidente desde su celular. Indica la unidad, el tipo de situación y una descripción. El sistema lo registra de inmediato con fecha y hora.

📱 Canal: App/ChatBot · Tiempo estimado: 2–3 minutos
2
PersonaCarga de evidencias

Se adjuntan fotos e imágenes como respaldo del incidente. Las evidencias quedan vinculadas automáticamente al caso y almacenadas en Google Drive, organizadas por año, mes y unidad.

📸 Soporte: Fotos e imágenes · Almacenamiento: Google Drive
3
AutomáticoClasificación y notificación interna

El sistema clasifica automáticamente el tipo de incidente y notifica al administrador con el resumen del caso y los botones de acción: Aprobar o Rechazar.

⚡ Sin intervención manual · Notificación inmediata al equipo
4
AdministradorGeneración de comunicación oficial

Al aprobarse el caso, se genera automáticamente la comunicación con el logo del conjunto, datos del residente, descripción del incidente y artículo del reglamento aplicable. Sin redacción manual.

📄 Formato personalizado del conjunto · Generación instantánea
5
AutomáticoSeguimiento y trazabilidad

El residente recibe la notificación formal al instante con la comunicación adjunta. Queda constancia digital del momento exacto de entrega. El caso avanza o se cierra con evidencia respaldada.

📧 Entrega inmediata · Evidencia de notificación registrada
6
AutomáticoAnalítica y control

El dashboard consolida métricas de convivencia: tipología de incidentes, frecuencia por unidad, tiempo de resolución y tendencias. La administración tiene visibilidad completa en tiempo real.

📈 Dashboard en tiempo real · Reportes automáticos para asamblea
● Módulo 02 · Notificaciones · Comunicaciones Certificadas

Cada notificación queda
certificada. Con evidencia irrefutable.

En papel, bajo la puerta o por WhatsApp no existe evidencia verificable. Cuando un caso llega a instancias legales, la administración no puede probar que notificó al residente. El módulo de notificaciones de viveph resuelve esto completamente.

📄
Sin Notificaciones
  • Notificación bajo la puerta sin evidencia
  • WhatsApp informal sin validez legal
  • Sin prueba de que el residente fue notificado
  • Proceso sancionatorio invalidado en instancias legales
Con Notificaciones
  • Correo certificado con confirmación del servidor
  • IP, dispositivo y timestamp de apertura registrados
  • Confirmación activa del residente con fecha y hora
  • Certificado válido ante jueces de convivencia e inspectores
● Flujo de notificación
📤
Enviada
Correo certificado
📬
Entregada
250 OK del servidor
👁️
Abierta
IP + dispositivo
Confirmada
Botón + timestamp
📜
Certificado
Válido legalmente
Escalamiento automático si no hay respuesta
Si el residente no confirma → Recordatorio 1 (día 1, header amarillo) → Recordatorio 2 (día 2, header rojo) → Lote de impresión física automático → el administrador confirma la entrega. Todo sin intervención manual.
📜
Certificado de Notificación

Documento PDF oficial generado en cualquier momento con la cadena de custodia completa, hash de integridad y declaración de validez citando la Ley 675 de 2001.

✓ Comprensible para jueces y inspectores
✓ Código único e hash de integridad
✓ Cadena de custodia en lenguaje humano
📊
Panel de Trazabilidad

Vista en tiempo real del embudo de confirmación: qué porcentaje confirmó digitalmente, cuántas necesitaron recordatorio y cuántas llegaron a impresión física.

✓ Embudo de confirmación en tiempo real
✓ Distribución de respuestas de residentes
✓ Descargos y errores pendientes de gestión
Ver módulo completo → Solicitar demo
● Beneficios por Dimensión

Impacto real en tres
frentes del conjunto.

Una plataforma bien implementada genera valor simultáneamente en la operación, la estrategia y la protección jurídica de la copropiedad.

⚙️
Operativos
  • Menos carga administrativa para el equipo de gestión
  • Procesos estandarizados y replicables
  • Automatización de tareas repetitivas y comunicaciones
  • Menor reproceso y eliminación de errores humanos
  • Acceso desde cualquier dispositivo, 24/7
🏆
Estratégicos
  • Mejor convivencia y ambiente entre residentes
  • Recuperación y mantenimiento de la cultura del conjunto
  • Mayor percepción de orden, seguridad y organización
  • Protección directa de la valorización del inmueble
  • El conjunto se convierte en un lugar deseable
⚖️
Jurídicos
  • Historial documental completo y organizado
  • Evidencias fotográficas y digitales respaldadas
  • Trazabilidad de cada decisión: quién, cuándo y qué
  • Notificaciones formales con constancia de entrega
  • Mayor respaldo institucional ante conflictos legales
● Nuestro diferencial
"No somos un software de sanciones. Somos una plataforma de convivencia y gobernanza para copropiedades."

La tecnología al servicio del orden, la cultura y la valorización. No del castigo. viveph está diseñado para que las copropiedades funcionen mejor, no para crear más conflictos.

"La convivencia sí
impacta la valorización."
"Menos desgaste operativo.
Más orden."
"La cultura de una copropiedad
se puede gestionar."
● Módulos de la Plataforma

Una plataforma que
crece con su conjunto.

viveph integra módulos especializados de gestión. Hoy con dos módulos activos; la hoja de ruta está diseñada para cubrir toda la operación de la copropiedad.

✓ Módulo 01 · Activo
🛡️
Zentinel
Gestión sancionatoria: incidentes, evidencias fotográficas, comunicaciones automáticas y trazabilidad completa de cada caso.
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✓ Módulo 02 · Activo
📨
Notificaciones
Notificaciones certificadas digitales con trazabilidad completa: envío, apertura, confirmación y certificado con validez legal.
Ver módulo →
Próximamente
💬
WhatsApp Directo
Canal de comunicación oficial con residentes directamente desde WhatsApp Business.
Próximamente
🤖
IA Analítica
Inteligencia artificial aplicada al análisis de patrones de convivencia y predicción de conflictos.
Próximamente
📱
App Residentes
Aplicación móvil para que los residentes consulten su estado, reportes y comunicaciones del conjunto.
Próximamente
🔗
Integraciones
Conexión con software contable, portería, facturación y otras herramientas de administración.
● Qué Logra

Resultados desde el
primer caso gestionado.

No es una promesa a futuro. Cada uno de estos beneficios entra en operación desde el momento en que se activa la plataforma.

⏱️
−70%
Reducción del tiempo
operativo por caso
📁
100%
Casos archivados
automáticamente
🛡️
0%
Casos sin notificación
formal al residente
📊
+30%
Mejora en cumplimiento
normativo
😌
0%
Olvidos en el
proceso de gestión
📱
100%
Operable desde
cualquier dispositivo

Lo que nos preguntan
con más frecuencia.

"Cuando una copropiedad recupera el orden, la calidad de vida se siente."

Conversemos sobre los desafíos específicos de su conjunto. Sin compromiso. Solo 30 minutos de su tiempo que pueden transformar la gestión de la copropiedad.

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Sin costo · Sin compromiso · 30 minutos