Del envío a la confirmación, todo queda registrado con fecha, hora e IP. Si el residente no confirma, el sistema escala automáticamente — sin intervención manual.
En la mayoría de conjuntos, las notificaciones van bajo la puerta o por WhatsApp. Cuando el caso llega a instancias legales, la administración no puede probar que notificó al residente — y el proceso queda invalidado.
Desde la generación del comunicado hasta el certificado final. El sistema actúa por sí solo en cada etapa.
La administración registra la comunicación oficial desde viveph con los datos del caso: residente, inmueble, tipo de infracción, artículo del manual de convivencia y fecha del evento. El módulo genera el PDF oficial y envía el correo certificado al residente de forma inmediata.
En el momento del envío, el sistema recibe la confirmación del servidor de correo (código 250 OK) y la registra como primera evidencia. Cuando el residente abre el correo, el sistema captura automáticamente la dirección IP y el tipo de dispositivo utilizado.
El correo incluye el botón "Confirmar y Responder". Al presionarlo, el sistema registra la confirmación con fecha, hora, IP y dispositivo. El residente puede confirmar sin comentarios, confirmar con comentarios, presentar descargos formales o reportar un error — todo desde su correo, sin ir a la administración.
Si el residente no confirma, el sistema actúa automáticamente: envía un Recordatorio 1 al día siguiente con header amarillo — segunda oportunidad. Si tampoco responde, envía un Recordatorio 2 al segundo día con header rojo — última oportunidad digital. Todo sin intervención del administrador.
Si después de dos recordatorios no hay confirmación, el sistema genera automáticamente un lote de impresión consolidado en PDF con todas las cartas pendientes del conjunto y lo envía al administrador para entrega física. El administrador confirma la impresión desde su correo, y el sistema registra la entrega física como evidencia dentro del log del caso.
En cualquier momento, la administración puede generar el Certificado de Notificación Oficial en PDF. Incluye portada oficial, cadena de custodia completa en lenguaje humano, declaración de validez citando la Ley 675 de 2001 y código único con hash de integridad. Comprensible para jueces, inspectores de policía y propietarios.
El panel muestra en tiempo real en qué punto está cada comunicación enviada.
Por cada notificación enviada, el sistema construye automáticamente este log inmutable:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Timestamp de envío | Fecha y hora exacta del momento en que se envió la notificación |
| Confirmación del servidor | El servidor de correo aceptó el mensaje (código 250 OK) |
| IP de apertura | Dirección IP desde donde el residente abrió el correo |
| Dispositivo | Sistema operativo y tipo de dispositivo utilizado en la apertura |
| Timestamp de confirmación | Fecha y hora exacta en que el residente presionó el botón de confirmación |
| IP de confirmación | Dirección IP desde donde el residente confirmó la notificación |
| Tipo de respuesta | Sin comentario / con comentario / descargos formales / reporte de error |
| Comentario del residente | Texto libre ingresado por el residente en su respuesta |
| Canal exitoso | Si la notificación se resolvió por correo digital o requirió entrega física |
| IP del administrador | IP desde donde se confirmó la impresión física (cuando aplica) |
viveph · Propiedad Horizontal Colombia
El certificado cita explícitamente la Ley 675 de 2001 y es comprensible para jueces de convivencia, inspectores de policía y autoridades competentes sin conocimientos técnicos.
Cada certificado tiene un código único y un hash SHA-256 que garantiza que el documento no ha sido alterado desde su generación.
La cadena de custodia está redactada en lenguaje humano — no técnico. Cualquier persona puede leerla y entender exactamente qué pasó, cuándo y cómo.
El certificado se genera en segundos desde el panel. No hay que esperar ni solicitarlo: está disponible desde el primer día de operación del módulo.
El panel muestra en tiempo real qué porcentaje de notificaciones se resolvió en cada etapa del flujo.
Sí. El Certificado de Notificación Oficial cita la Ley 675 de 2001 y contiene la cadena de custodia completa con timestamps, IPs y hash de integridad. Es válido ante jueces de convivencia, inspectores de policía y cualquier autoridad competente en el marco de la propiedad horizontal colombiana.
El sistema registra la confirmación del servidor (código 250 OK) que certifica que el correo fue aceptado por el servidor del destinatario. Esta evidencia, junto con el timestamp exacto, demuestra que el correo fue entregrado independientemente de lo que afirme el residente.
Sí. Desde el botón del correo, el residente puede presentar descargos formales sin necesidad de ir físicamente a la administración. Todo queda registrado en el log del caso con fecha, hora y contenido del descargo, listo para ser gestionado por la administración.
Automáticamente después del Recordatorio 2, si el residente aún no ha confirmado. El sistema consolida todas las cartas pendientes del conjunto en un solo PDF y lo envía al administrador para impresión y entrega presencial. La confirmación de impresión también queda registrada como evidencia.
Sí. El módulo de notificaciones de viveph es el complemento natural de Zentinel. Mientras Zentinel gestiona todo el proceso sancionatorio interno, Notificaciones garantiza que las comunicaciones hacia el residente queden certificadas y con evidencia legal. Juntos cubren el ciclo completo de la gestión de convivencia.
Le mostramos en vivo cómo funciona con un caso real de su conjunto. Sin costo, sin compromiso, 30 minutos.